Anonim

Systemy czasu i frekwencji mogą przynosić korzyści przedsiębiorstwom na wiele sposobów, jednak przy tak wielu wyborach może być trudno ustalić, który z nich będzie najlepiej odpowiadał Twoim potrzebom. Jeśli szukasz systemu czasu i frekwencji w 2019 r., Oto wszystko, co musisz wiedzieć o tym, czym są, co oferują i jak je wybrać.

Jeśli już wiesz, czego szukasz, odwiedź naszą stronę z najlepszymi typami, aby zobaczyć, które z nich polecamy, a także pełną listę systemów pomiaru czasu, które mogą Ci pomóc.

Jakie są systemy czasu i obecności?

Systemy czasu i obecności umożliwiają pracownikom elektroniczne wprowadzanie i wylogowywanie za pomocą zegarów czasowych, komputerów podłączonych do Internetu, urządzeń mobilnych i telefonów. Niektóre rozwiązania oferują także możliwość wysyłania i wysyłania wiadomości tekstowych, programów społecznościowych, takich jak Twitter i innych programów komunikacyjnych, takich jak Slack. Gdy pracownik rejestruje się lub wylogowuje, dane są natychmiast przesyłane do oprogramowania, które może bezproblemowo zaimportować je do Twojego rozwiązania płacowego.

Systemy te nie tylko śledzą, kiedy pracownicy przychodzą i odchodzą. Monitorują również pracowników mobilnych za pośrednictwem geolokalizacji i geofencing, zarządzają płatnymi przerwami (PTO), tworzą harmonogramy pracownicze, dostarczają szczegółowych raportów pracy i dostarczają w czasie rzeczywistym dane o tym, kto pracuje, kto nie, kto się spóźnił i kto się zbliża z biegiem czasu.

Systemy czasu i obecności oferują samoobsługę, która umożliwia pracownikom samodzielną obsługę wielu zadań związanych z śledzeniem czasu, w tym przeglądanie przepracowanych godzin, ich bieżących i przyszłych harmonogramów oraz naliczania PTO.

Wiele z tych systemów oferuje zarówno rozwiązania chmurowe, jak i lokalne. Systemy lokalne są przechowywane na serwerach w firmie, podczas gdy systemy chmurowe są przechowywane przez dostawcę systemu czasu i obecności i są dostępne online.

Plusy i minusy

Największą zaletą tych systemów cyfrowych jest to, że eliminują one potrzebę ręcznych kart czasu. Cały czas gromadzone są elektronicznie, a obliczenia wykonane dla Ciebie. Zmniejsza to ryzyko błędów i uwalnia osobę odpowiedzialną za zebranie wszystkich tych informacji do pracy nad innymi zadaniami.

Kolejną zaletą jest to, że systemy te zarządzają wszystkimi potrzebami związanymi z czasem - frekwencją pracowników, WOM i harmonogramem - w jednym programie. Może to być zarówno opłacalne, jak i zwiększające produktywność, ponieważ pracownicy nie będą tracić czasu na przełączanie się między różnymi programami, aby poprosić o czas wolny lub spojrzeć na swoje harmonogramy.

Największą wadą systemów śledzenia czasu jest to, że są one droższe niż stara metoda ręczna, w której pracownicy zapisują swoje godziny każdego dnia lub wybijają i zapisują papierową kartę czasu. Innym potencjalnym minusem jest to, że często zmuszają pracodawców do ograniczenia przekonania, że ​​proszenie pracowników o śledzenie ich czasu jest formą mikrozarządzania.

Nota redaktora: Szukasz informacji o systemie czasu i obecności? Skorzystaj z poniższego kwestionariusza, a nasi partnerzy dostawcy skontaktują się z Tobą w celu uzyskania potrzebnych informacji:

widget buyerzone

Koszty

Struktura kosztów systemów czasu i obecności zależy od tego, czy wybierzesz rozwiązanie chmurowe czy lokalne. Systemy chmurowe mają mniejsze powtarzające się miesięczne koszty, podczas gdy systemy lokalne mają większe jednorazowe opłaty.

Dzięki systemom lokalnym wszystkie koszty ponosisz z góry. Na oprogramowanie, licencje dla każdego pracownika i instalację można zapłacić od kilkuset do kilku tysięcy dolarów. Po tym nie ma żadnych miesięcznych opłat za usługę. Jednak jednorazowe koszty zazwyczaj nie obejmują bieżącej pomocy technicznej ani aktualizacji oprogramowania.

W przypadku systemu opartego na chmurze większość usług pobiera opłatę za użytkownika, która wynosi od 1 do 10 USD za pracownika miesięcznie. Niektóre usługi oceniają również podstawową opłatę miesięczną lub minimalną opłatę miesięczną.

Niektórzy dostawcy naliczają jednorazową opłatę za konfigurację i wdrożenie. Jednak w przeciwieństwie do systemów lokalnych wszystkie aktualizacje oprogramowania i wsparcie są uwzględnione w miesięcznych wydatkach.

Kolejnym kosztem, jaki możesz ponieść w związku z którąkolwiek z opcji, jest opóźnienie czasowe. Wiele systemów czasu i obecności współpracuje z wieloma zegarami czasu. Te zegary czasowe mogą współpracować z kodami PIN, znaczkami przesuwania lub zbliżeń lub danymi biometrycznymi, takimi jak odciski palców lub skany twarzy. Złożoność wybranego zegara określi koszt. Ceny zwykle wahają się od kilkuset za podstawowy zegar do kilku tysięcy za wyrafinowany zegar biometryczny.

Czego szukać w systemie czasu i obecności

Przy tak wielu systemach na rynku może być trudno ustalić, który z nich jest odpowiedni dla Twojej firmy. Kiedy kupujesz system, eksperci twierdzą, że jest kilka rzeczy, których powinieneś szukać:

  • Elastyczne opcje śledzenia czasu: poszukaj systemu, który umożliwia pracownikom rejestrowanie godzin na wiele sposobów, na przykład za pośrednictwem komputera podłączonego do Internetu, smartfona, tabletu, zegara czasu, telefonu lub wiadomości tekstowych.
  • Dokładne mierzenie czasu: najlepsze systemy czasu i frekwencji gwarantują, że pracodawcy płacą swoim pracownikom za faktyczny czas pracy, a nie za godziny, które mają zaplanować.
  • Śledzenie wszystkich problemów związanych z czasem: upewnij się, że wybierasz system, który zaspokoi wszystkie Twoje potrzeby związane z czasem, a nie taki, który pozwala pracownikom tylko wchodzić i wychodzić. Dotyczy to wszystkich harmonogramów pracowniczych i zarządzania WOM. Ponadto w przypadku firm, które naliczają klientom opłaty za czas pracy nad swoimi projektami, może być potrzebny system oferujący śledzenie zadań, który rejestruje czas pracy pracowników nad konkretnymi projektami.
  • Kompatybilność z urządzeniami mobilnymi: ponieważ wielu pracowników i menedżerów pracuje poza biurem, potrzebujesz systemu kompatybilnego z urządzeniami mobilnymi, aby był dostępny z dowolnego miejsca. Obejmuje to rozwiązania, które nie tylko umożliwiają zdalnym pracownikom rejestrowanie się i wylogowywanie, ale także śledzenie ich lokalizacji, aby pracodawcy wiedzieli, że pracują tam, gdzie powinni. Geotechnologia może być niezwykle cenna dla pracodawców, aby ograniczać miejsca, w których pracownicy mogą wchodzić i wychodzić, lub rejestrować dokładne miejsca, w których rozpoczynają i kończą zmiany.
  • Łatwość użycia: Wyszukaj system, który jest łatwy w użyciu, ma przejrzysty interfejs i umożliwia samoobsługę pracowników. System nie powinien być trudny do opanowania i na pewno nie powinien wymagać godzin szkolenia.
  • Integracje: wybierz system, który integruje się z aplikacjami i oprogramowaniem, z którego już korzystasz, takimi jak programy kadrowo-płacowe.
  • Proaktywne alerty: niektóre systemy powiadamiają o zbliżających się nadgodzinach lub zapominają o wpisaniu lub wylogowaniu. Może to być pomocne w kontrolowaniu wydatków.
  • Funkcje ścieżki audytu: Możliwość przeglądania oryginalnych danych grafiku, a także wszelkie zmiany wprowadzone przez kierownika lub przełożonego, mogą być ważne w przypadku audytu.

Teraz, gdy znasz już podstawy, możesz być gotowy podjąć decyzję, który system czasu i frekwencji jest dla Ciebie odpowiedni. Aby dowiedzieć się o opcjach, które naszym zdaniem są najlepsze dla różnych rodzajów działalności, sprawdź nasze najlepsze typy systemów czasu i frekwencji.

Często zadawane pytania dotyczące czasu i obecności

Nadal masz pytania dotyczące systemów czasu i obecności? Oto kilka pytań i odpowiedzi, które mogą pomóc w podjęciu decyzji.

P: Czym różnią się systemy czasu i obecności od tradycyjnych zegarów i kart czasu?

Odp .: Największą różnicą jest to, że wszystko jest zdigitalizowane i zautomatyzowane. Tradycyjne zegary i karty czasowe wymagają ręcznego wprowadzania danych do wszystkiego. Systemy czasu i obecności wymagają jedynie naciśnięcia przycisku, aby wszystkie informacje zsynchronizowały się z oprogramowaniem. Oprogramowanie to bezproblemowo integruje się z rozwiązaniem płacowym. Eliminuje to zduplikowane wpisy i zgadywanie. Ponadto systemy czasu i obecności rejestrują godziny, kody zadań oraz informacje o przerwach i przystawkach odbioru mocy cyfrowo i w czasie rzeczywistym.

P: Jakie rodzaje zegarów są kompatybilne z systemami czasu i obecności?

Odp .: Nie ma już prostych timerów zegarowych. Dzisiejsze zegary czasowe zbierają czas na kilka różnych sposobów, w tym za pomocą kart perforowanych, kart machnięcia magnetycznego, kodów kreskowych, kodów PIN i danych biometrycznych, takich jak odciski palców lub skany twarzy.

P: Czy istnieje różnica między systemem czasu i obecności a systemem biometrycznym?

Odp .: System czasu i obecności współpracujący z biometrycznym zegarem czasowym jest systemem biometrycznym. Ponieważ prawie za każdym razem rozwiązanie do obsługi obecności, które działa z fizycznymi zegarami czasu, oferuje opcje biometryczne, różnica między nimi jest bardzo niewielka. Biometryczne zegary zegarowe są zwykle używane przez firmy zainteresowane wykrawaniem przez znajomych.

Jedynymi systemami czasu i frekwencji, które nie mają opcji biometrycznych, są te, które nie zawierają biometrycznych zegarów czasowych, zamiast tego polegają na komputerach i urządzeniach mobilnych, aby uderzać i wyrzucać pracowników. Jednak nawet niektóre z tych systemów oferują teraz skanery linii papilarnych, które podłączają się do komputerów lub używają programów, które robią zdjęcia pracownikom za pomocą aparatu komputerowego, jako sposób na włączenie opcji biometrycznych.

P: Czy musisz używać zegara czasu z systemem czasu i obecności?

Odp .: Nie. Niektóre firmy wolą, aby pracownicy rejestrowali i wylogowywali się tylko za pośrednictwem komputera, aplikacji mobilnej lub telefonu. Brak użycia zegara czasu może obniżyć koszty, ponieważ mogą one działać w dowolnym miejscu od kilkuset do kilku tysięcy dolarów każdy.

P: Czy systemy czasu i obecności są odpowiednie tylko dla firm zatrudniających pracowników na godzinę?

Odp .: Chociaż może się wydawać, że systemy czasu i frekwencji są konieczne tylko dla firm zatrudniających pracowników na godziny, pracownicy zatrudnieni najemni mogą również czerpać z nich szereg korzyści. System, który śledzi, jak długo pracownicy pracują nad określonymi projektami, może pomóc w prognozach dotyczących pracy. Dodatkowo firmy zatrudniające pracowników najemnych mogą docenić aspekty zarządzania PTO w systemie.

P: Jak działają systemy czasu i obecności dla zdalnych pracowników?

Odp .: Systemy te wykorzystują technologię GPS do monitorowania zdalnych pracowników za pośrednictwem urządzeń mobilnych. Niektóre systemy używają geofencing, aby ograniczyć miejsce, w którym pracownicy mogą wejść i wyjść, a inne używają geolokalizacji, aby rejestrować dokładnie, gdzie są pracownicy, kiedy wchodzą i wychodzą. Systemy mogą także wykorzystywać geolokalizację do śledzenia pracowników przez cały dzień, nie tylko tam, gdzie rozpoczynają i kończą zmiany.

P: W jaki sposób systemy czasu i obecności integrują się z systemami płac?

Odp .: Systemy czasu i frekwencji integrują się z systemami listy płac, umożliwiając transfer danych dotyczących czasu i frekwencji do programu płac za naciśnięciem jednego przycisku. Ogranicza to liczbę błędów i usprawnia cały proces płacowy.

P: Jak systemy czasu i frekwencji zarządzają płatnym czasem wolnym?

Odp .: Systemy czasu i obecności zarządzają WOM na kilka sposobów. Mogą śledzić, ile czasu pracownicy zarobili i wykorzystali, a także kwoty naliczone za czas choroby, urlop, żałobę i wszelkie inne rodzaje urlopu, jakie mogą otrzymać pracownicy.

Niektóre systemy obsługi czasu i obecności obsługują również proces składania wniosków i zatwierdzania. Dzięki temu pracownicy mogą prosić o czas wolny bezpośrednio w systemie, a kierownicy mogą zatwierdzać lub odrzucać te żądania.

Jeśli uważasz, że system czasu i frekwencji jest odpowiedni dla Ciebie, zachęcamy do sprawdzenia naszych najlepszych ofert.